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  4. 内部統制システム構築に関する基本方針

内部統制システム構築に関する基本方針

 当社は、会社法及び会社法施行規則に基づき、以下のとおり、取締役の職務執行の法令・定款への適合及び会社業務の適正、並びに当社及び子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するための体制を整備する。

1. 取締役・使用人の職務執行が法令・定款に適合することを確保するための体制

(1)代表取締役社長は、九電工行動憲章を制定し、繰り返しその精神を役職員に伝えることにより、法令遵守及び社会倫理の遵守を企業活動の前提とすることを徹底する。

(2)代表取締役社長を委員長とするコンプライアンス委員会にて、コンプライアンス上の重要な問題を審議し、その結果を取締役会に報告する。

(3)コンプライアンス担当部署を社長室とし、全社横断的なコンプライアンス体制の整備及び問題点の把握に努め、教育の実施によるマニュアルを周知徹底する。また、各担当取締役等は、各業務部門固有のコンプライアンスリスクを分析し、その対策を具体化する。

(4)取締役及び監査役がコンプライアンス上の問題を発見した場合は、すみやかにコンプライアンス委員会に報告する体制を構築するとともに、従業員が直接報告・相談できる九電工グループコンプライアンス相談窓口(社内窓口:電話・FAX・E-mail、社外窓口:電話・E-mail)を設置する。

(5)社長室は、従業員から報告・通報を受けた場合、その内容を調査し、再発防止策を担当部門と協議のうえ、コンプライアンス委員会に報告し、全社的な再発防止策を実施する。

(6)反社会的勢力からの不当要求等に対しては、組織全体で毅然として対応し、一切の関係を遮断する。

2. 取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する事項

代表取締役社長は、文書管理取締役等を任命し、取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理につき、文書管理規程に従い、職務執行に係る情報を文書または電磁的媒体に記録し、適正に保管させる。

3. 損失の危険の管理に関する規程その他の体制

(1)コンプライアンス、環境、災害、品質及び情報セキュリティ等に係るリスクについては、それぞれの担当部署にて、規則・ガイドラインの制定、研修の実施、マニュアルの作成・配布等を行うものとし、組織横断的リスク状況の監視及び全社的対応は、総務部が行うものとする。

(2)社長室 内部統制グループにて、当社各部署及び各支店のリスク管理の状況を監査するとともに、その結果を定期的に、代表取締役社長を委員長とする内部統制委員会に報告する。また、担当取締役等は、改善策を審議・決定し、取締役会に報告する。

4. 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

(1)組織及び職務権限規程において、各部署の分掌事項、各職位の基本的役割と職務及び権限等を定める。

(2)代表取締役社長が指名する取締役等を構成員とする経営会議を設置し、取締役会の議事を充実させるように事前に検討を行うとともに、効率的な業務の執行が行えるように調整する。

(3)取締役会による中期経営計画の策定、ITを活用した月次・四半期業績管理を実施する。

5. 子会社の取締役・使用人の職務執行が法令・定款に適合することを確保するための当社における体制

(1)当社及び当社が直接的に経営管理する子会社(以下「子会社等」という。)では、当社で作成した「グループ・コンプライアンス・マニュアル」を基に、取締役・従業員一体となった遵守意識の醸成を図る。

(2)子会社等で発生したコンプライアンス上の重要な問題は、当社のコンプライアンス委員会にて審議し、その結果を当社取締役会に報告する。

(3)国内の子会社等の従業員がコンプライアンス上の問題を発見した場合は、直接当社に報告・相談できる九電工グループコンプライアンス相談窓口を設置する。

6. 子会社の損失の危機の管理に関する当社における体制

(1)子会社等で「事業運営に関するリスク管理」取組表を作成し、当社社長室内部統制グループにて、その運用状況を確認する。

(2)当社社長室内部統制グループにて、子会社等のリスク管理の状況を内部監査するとともに、その結果を定期的に、当社内部統制委員会に報告する。

7. 子会社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための当社における体制

(1)当社の年度毎の「経営基本方針」を国内の子会社等に示し、その方針に基づいて策定した各子会社等の年度方針の進捗状況を、当社で点検する。

(2)当社の取締役及び常勤監査役並びに国内の子会社等の社長を主要メンバーとする関連会社社長会を定期的に開催し、グループ戦略等について情報の共有を図る。

8. 子会社の取締役の職務の執行に係る事項の当社への報告に関する体制

(1)当社で定める「関連会社運営規程」で子会社等からの報告事項を定め、当社経営戦略企画室を中心とする報告体制を構築し、特に重要な報告事項は、当社の経営会議及び取締役会に報告する。

(2)子会社等における経営上の重要な事項については、「関連会社運営規程」で事前協議事項を定め、当社と事前協議し、また、特に重要な事項については、当社の経営会議及び取締役会に付議を行い、意思決定する。

(3)社長室内部統制グループにて、子会社等の報告状況・事前協議状況について内部監査によるモニタリングを行う。

9. 監査役会がその補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する体制

監査役室に専属の従業員を配置し、監査業務を補助するものとする。

10. 監査役の職務を補助すべき使用人の取締役からの独立性に関する事項、
  並びに監査役の使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項

(1)監査役会は監査役室に属する従業員の人事異動について、事前に人事担当取締役等より報告を受けるとともに、必要がある場合には、理由を付して当該人事異動につき変更を人事担当取締役等に申し入れることができるものとする。

(2)監査役室の従業員は、監査役の指示の実効性を確保するために、当社の業務執行に係る役職を兼務させない。

11. 当社の取締役及び使用人が監査役会に報告するための体制その他の監査役会への報告に関する体制

(1)監査役会に報告すべき事項を定める規定を制定し、取締役は、次に定める事項を報告する。

  1. 取締役会で決議された事項
  2. 会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事項
  3. その他のコンプライアンス上重要な事項

(2)従業員は、会社に著しい損害を及ぼすおそれのある重大な事実を発見した場合、監査役に直接報告することができるものとする。

12. 子会社の取締役、監査役及び使用人又はこれらの者から報告を受けた者が監査役に報告するための体制

(1)経営会議及び取締役会に子会社等に関する報告事項、付議される事前協議事項については、監査役の経営会議及び取締役会への出席をもって報告とする。

(2)当社社長室内部統制グループが行う子会社等の内部監査の結果及び改善対策について、監査役が内部統制委員会に出席する他、社長室内部統制グループが監査役に事前に報告する。

(3)子会社等のコンプライアンス違反事項及び九電工グループコンプライアンス相談窓口への報告・相談された事項について、監査役がコンプライアンス委員会に出席する他、社長室内部統制グループから監査役に事前に報告する。

(4)子会社等が自ら発見した重大な法令違反や重大なコンプライアンス違反については、遅滞なく当社の経営戦略企画室に報告し、経営戦略企画室から監査役に報告する。

(5)子会社等の取締役、監査役及び使用人は、著しい損害を及ぼすおそれのある重大な事実を発見した場合、当社の監査役に直接報告することができるものとする。

13. 監査役へ報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保する
  ための体制

コンプライアンス委員会運営規程において、九電工グループコンプライアンス相談窓口への情報提供及び相談者に対しては、人事、給与、また就業環境を害することなどの不利益な取扱いの禁止を定めている。

14. 監査役の職務について生ずる費用の前払又は償還の手続その他職務の執行について生ずる費用又は
  債務の処理に関する方針に関する事項

監査役会に対して、監査にかかる諸費用について、監査の実効を担保するべく予算を確保する。

15. その他監査役会の監査が実効的に行われることを確保するための体制

(1)監査役会と代表取締役社長との間の定期的な意見交換会を設定する。

(2)監査役会に対して、外部の専門家を活用し、監査業務に関する助言を受ける機会を保障する。

以上

改正履歴

平成18年5月17日 制定
平成20年3月31日 改正
平成22年5月28日 改正
平成25年5月31日 改正
平成27年5月 1日 改正
平成28年4月28日 改正

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